Los procesos de fabricación en la industria farmacéutica requieren de protección de los operadores con guantes y gorros, y en muchas ocasiones como en el caso de las tareas con productos en salas blancas o estériles implican también el uso de mascarillas e incluso gafas de protección y hasta del tipo “full-face”.

En las salas estériles los PCs pueden estar embebidos en pared o encapsulados en acero inoxidable, por ejemplo, para cumplir la normativa farmacéutica y poderse limpiar adecuadamente evitando la contaminación cruzada. A menudo utilizan pantalla táctil, sin teclado ni ratón, y con la protección debida para evitar que alguno de los líquidos u otras sustancias que utilizan para la limpieza de la sala puedan inutilizarlos.

A modo indicativo, un proceso de fabricación de un empleado puede requerir entre media y una hora para completarse, y necesitaría aproximadamente unas 6 firmas entre operadores, supervisores y control de calidad. En una jornada laboral de 8 horas supondría, en cada puesto de fabricación, la realización diaria de hasta 96 procesos de firma para la identificación de usuarios.

Por tanto, el empleado tiene que meter una y otra vez sus códigos de identificación para firmar las operaciones asignadas. Y por supuesto ir cambiando periódicamente su contraseña siguiendo la política de contraseñas de la empresa.

Además de que se puede equivocar y meter códigos incorrectos, y tener que volver a introducirlos otra vez. Las contraseñas que manejan las políticas de contraseñas de las empresas incluyen bastantes caracteres y de diversos tipos, no suelen ser sencillas.

El trabajo con guantes y en muchos casos sobre pantallas táctiles aumenta aumenta la incomodidad y probabilidad de error.

Que detraen de su cometido, la fabricación en sí. Con las circunstancias mencionadas de uso de pantallas táctiles y con guantes, y la probabilidad de error en las contraseñas y tener que volver a intentarlo, se tardará no menos de 15 segundos de media para firmar cada proceso con nombre de usuario y contraseña. Un usuario con una media de 50 firmas al día, estaría perdiendo en estos procesos un total de 12,5 minutos al día, 46 horas al año, más de una semana de trabajo pérdida al año en identificaciones.

O lo que es lo mismo, una semana de salario al año que pierde la empresa. O el coste de oportunidad de haber fabricado medicamentos durante una semana más al año, que supone haber podido tener un 2% más de fabricación.

Se trata del tiempo que deben dedicar los empleados de IT, del departamento de informática, a dar soporte al uso de las contraseñas: definición de la complejidad, renovación periódica, cambios por olvidos de usuarios, control de repetición de contraseñas, etc.

En muchos casos los procesos de fabricación son 24×7, pero el horario del equipo de IT suele ser de menos horas. Si un operario olvida su contraseña, y/o el sistema se la bloquea por múltiples intentos fallidos, y sucede en un horario donde no hay ningún técnico informático que le pueda ayudar a restablecerla, no podrá seguir utilizando el sistema.

Esto implica que el usuario no podrá firmar las acciones en el sistema, e incluso el sistema podría impedirle continuar sin firmar la última acción, dependiendo cómo esté configurado.

Ante esto la empresa podría haber elegido 2 tipos de estrategias:

• Que el sistema informático le permita avanzar en sus tareas, para que las firme más adelante. Esto permitiría al empleado seguir trabajando, pero sería inseguro, abre la puerta a que otra persona esté realizando el trabajo en lugar del legítimo empleado para dichas tareas, que sería el que firmaría todas al día siguiente, por ejemplo.
• Obligar al empleado a firmar los procesos en papel, lo que además de la inseguridad adicional inherente al uso del papel implicaría tener que volcar los reportes al sistema informático de producción al día siguiente.

Sí, y la solución es la misma que para evitar el principal problema del uso de código y password, la inseguridad en la identificación, que se trata en el artículo anterior: el uso de la identificación biométrica como firma electrónica.

El usuario sólo tiene que mirar un instante a una cámara o sensor de iris (o colocar la huella en un sensor de huella en lugares donde se trabaje sin guantes), y el proceso de identificación se produce de manera automática. Por tanto, el usuario no tiene que recordar ninguna contraseña ni cambiarlas periódicamente, ni estar introduciendo caracteres cada vez que se identifique, y nunca se equivocará al introducir su identidad.

El empleado puede dedicar mayor tiempo a los procesos de fabricación en sí. La identificación se produce de manera rápida, ahorrando mucho tiempo al empleado en las tareas de identificación que hacía introduciendo nombre de usuario y contraseña.

Y el equipo de IT no tendrá que gestionar las contraseñas para estas funciones. A cada usuario se le toman sus muestras biométricas una vez, y a partir de ahí se le identificará correctamente siempre. Sin realizar ninguna tarea de mantenimiento como con el sistema de contraseñas.

Y por supuesto, el empleado no tendrá nunca la circunstancia de olvido o bloqueo de contraseñas que le obligue a depender de alguien del equipo de IT para seguir trabajando.

En artículos posteriores de este blog nos adentramos en más detalle en cómo utilizar las tecnologías biométricas como firma electrónica en los procesos de fabricación de medicamentos.

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